نرم افزار کنترل کالای پروژه های نفت و گاز
تامین کالای پروژه یکی از مهمترین چالشهای پروژه‌های نفت و گاز است، گرچه ممکن است با اتخاذ تدابیر و رویکردهایی از معضلات این حوزه کاست اما نتایج به دست آمده نشان می‌دهد بدون داشتن یک سامانه متمرکز و واحد که بتواند به عنوان یک مرکز داده کلیه اطلاعات مربوط به کالای پروژه را از زمان ایجاد تقاضا (MTO)، طی‌کردن مراحل سفارش (PO)، بازرسی فنی، حمل، ترخیص، نصب و تحویل، بطور جامع و مفید مدیریت نماید، معضلات مربوطه همچنان به قوت خود باقی می‌مانند.
از سوی دیگر امکان برآورد صحیح و قریب به واقع بهای پروژه که اغلب بخش عمده آن را خرید کالا تشکیل می‌دهد، چه هنگام شرکت در مناقصات و چه در مدیریت و برآورد هزینه تمام شده پروژه‌ها اهمیتی کلیدی در حفظ سودآوری و ثبات عملکرد مطلوب سازمان ایفا می‌نمایند .
بر این اساس این شرکت با سالها تجربه در زمینه تحلیل، تولید و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای سازمان محور، در بزرگترین مجموعه‌های کشور و با استفاده از تجارب متخصصان خبره و باتجربه در زمینه مهندسی و مدیریت پروژه‌های نفت و گاز، پس از قریب به چند سال فعالیت مستمر اقدام به ایجاد نرم‌افزار جامع مدیریت کالا و بهای پروژه نموده است که ذیلاً جهت آشنایی کلی و درک قابلیتهای کلیدی این سامانه به بخش‌ها و مزایای اصلی آن اشاره می‌شود:
بخشهای مختلف نرم افزار مدیریت کالای پروژه
کتابخانه کدینگ کالا : این بخش از سامانه به منظور یکسان‌سازی و استاندارد نمودن مشخصات کالای پروژه‌ها بر اساس استانداردهای بین المللی و متداول در طراحی بخشهای مکانیک، برق و ابزار دقیق تهیه گردیده و هر کالایی که در بخش مهندسی پروژه‌ها استخراج می‌شود با کمک این قسمت از سامانه تبدیل به یک کُد ۱۶ رقمی می‌گردد ( C M E C ) که قابلیت تبدیل به بارکُد یک یا دو بعدی را داشته و همچنین تصویر نمونه‌ای از هر کالا نیز نمایش داده می‌شود.
(استفاده از کدگذاری دستی برای کالاهای تگ دار و یا استفاده از کدگذاری MESC نیز در سیستم میسر است اما از آنجاییکه این نوع کدگذاری قدیمی علاوه بر داشتن دشواری‌های خاص خود، بیشتر با نگاه اجزاء ماشین‌آلات و قطعات و ملزومات مصرفی تهیه گردیده، لذا کارایی لازم را ذاتاً برای استفاده در پروژه‌ها ندارد).
کتابخانه اطلاعات پایه : این بخش از سامانه شاملِ نوع قراردادها، نوع ارز و نرخ تسعیر در قرارداد، لیست سازندگان مورد تایید، لیست شرکتهای بازرسی شخص ثالث، میادین مختلف نفت و گاز، مجریان طرحها و … است که در گزارش گیری‌های مختلف به کار می‌رود.
بخش تقاضای خرید (MTO) : در این بخش از سامانه لیست کالای استخراج شده و مورد نیاز برای پروژه‌ها ( شامل طرح، مجری، میدان، نام پروژه ، نام پیمانکار/ فروشنده، شماره قرارداد، نرخ هر آیتم و ….) بر اساس شرح استاندارد و کُد ایجاد شده برای هر کالا تغذیه می‌شود.
بخش سفارشات خرید (PO) : پس از اینکه بخش تقاضای خرید تکمیل گردید و سازندگان براساس لیست سازندگان موجود در AVL انتخاب گردیدند ، اسناد سفارش کالاها بر اساس نوع خرید (داخلی یا خارجی) تغذیه می‌شوند. به منظور اینکه گزارشهای وضعیت کالا قابل ردیابی و کارآمد باشد هر برگه به یک سازنده اختصاص می‌یابد و بر اساس نرخ واقعی خرید و تعیین بازرس شخص ثالث مربوط به سفارش تغدیه می‌گردد.
در این مرحله یک کُد جدید تولید می‌شود که با کُد کالای ایجاد شده برای هر کالا ترکیب شده و از این کد (یا بارکد) می‌توان به کلیه اطلاعات هر کالایی شامل مشخصات فنی، نام پروژه و پیمانکار، سازنده، بازرسِ شخص ثالث، شماره سفارش و … آگاه شد. این کد به عنوان شناسنامه هر کالا شناخته می‌شود و در نقشه‌های ساخت، مدارک ساخت، گواهینامه‌ها، مدارک بازرسی فنی، مدارک حمل، بارنامه‌ها، مدارک رسید کالا و کتابچه‌های نهایی پروژه به کار می‌رود.
بخش برنامه ریزی و کنترل رهگیری سفارشات : این بخش از سامانه بر اساس مراحل سفارش گذاری، مهندسی خرید، مهندسی ساخت، خرید مواد اولیه، ساخت، تست و بازرسی، بسته بندی، حمل خارجی، ترخیص و حمل داخلی طراحی شده است و به گونه‌ای ایجاد شده است که می‌توان تمام یا تعدادی از این مراحل را در این بخش لحاظ نمود. هر فعالیت شامل پیش بینی زمان انجام، زمان واقعی و وزن ارزشی هر یک از آنها در پیشرفت کار می‌باشد. این بخش از سامانه نقش بسیار مهمی در استخراج گزارشهای مربوط به آخرین وضعیت پیشرفت خرید کالاها (MCI Report) خواهد داشت.
بخش سوابق خرید، استعلامات و برآوردها : با توجه به اینکه یکی از مهمترین بخشهای تامین کالا مربوط به بازرگانی می‌باشد. در این بخش از سامانه سوابق کلیه استعلام‌های صورت گرفته (شامل منجر به خرید یا عدم خرید) بر اساس کدینگ هر کالا جمع بندی می‌شود. از آنجایکه کلیه استعلامها بر اساسی کُد واحد دسته بندی شده است لذا سوابق پروژه‌های مختلف که داری شکل ظاهری یا مشخصات کالای با ترتیبات متفاوت می‌باشند را در کنار هم (براساس نوع سازنده، کشور سازنده، نرخ کمینه، نرخ بیشینه، نرخ میانگین و …) قرار می‌دهد و می‌تواند در برآورد پروژه‌های جدید، برآورد اضافه کاریها و انجام خرید مبنای مناسبی باشد. لازم به ذکر است هر مقدار تعداد استعلامها یا خریدهای بیشتری در این بخش سامانه تغذیه گردد قدرت و قابیلت سامانه افزایش خواهد یافت و به مرور زمان می‌تواند بانک اطلاعاتی قابل اتکایی برای سازمان باشد.
بخش آرشیو مدارک و مستندات (DMS / DCC) : این بخش از سامانه به گونه‌ای طراحی شده است که سازمان می‌تواند بر اساس نیاز خود، مدارک مرتبط با هر بخش از پروژه و یا کالاهای مرتبط با آن را در زمان ثبت اسناد مرتبط ذخیره سازی و به سامانه تغذیه نماید. بدیهی است هر مدرکی می‌باید توسط کاربری که چارت و وظایف سازمانی اجازه می‌دهد تغذیه یا تایید گردد. برای مثال مدارک مربوط به گواهینامه کالای مکانیکی با تایید کاربران مجاز اداره بازرسی فنی در سامانه تغذیه و رویت می‌شود.
بخش کنترل کیفی و بازرسی فنی (Inspection) : این بخش از سامانه به جمع آوری و اطلاعات مربوط به کنترل کیفی و اداره بازرسی فنی اختصاص دارد. مدارک مورد نیاز می‌تواند شامل گواهینامه‌های کالای مکانیکی، نقشه‌های ساخت، ITP و QCP تایید شده، MR، RELEASE NOTE و سوابق استفاده کالا در پروژه‌ها باشد که از بخش مدارک و مستندات به این بخش اختصاص خواهد یافت. در این بخش با وارد کردن کُد کالا یا خواند بارکُد آن می‌توان به راحتی سوابق خرید، طراحی، ساخت، مدارک، مستندات را مشاهده کرد یا کمبودها و نواقص آنرا معین کرد.
بخش وارده ، صادره و جابجایی بین انبارها : این بخش از سامانه مربوط به جابجایی کالای پروژه‌ها ازانبارهای اصلی یا انبارهای فرعی (هر قرارداد یک انبار فرعی است) می‌باشد و هر گونه ورود و جابجایی در این بخش بر اساس کد ایجاد شده در قسمت سفارشات ثبت می‌شود . این بخش از سامانه می‌تواند کمک زیادی در تسهیل تسویه کالای پروژه‌ها ایجاد نماید و همچنین می‌توان به راحتی قیمت تمام شده یک پروژه را با در نظر گرفتن کالای واقعی مصرف شده ( بدون توجه به کالای مازاد و ملحوظ نمودن کالای استفاده شده از انبارها) محاسبه نمود.
طراحی و تهیه گزارشات (RPG) : این سامانه توانایی طراحی انواع گزارشات بر اساس نیازهای سازمان و یا کاربران را دارد. در حال حاضر این بخش بر اساس اطلاعات تغذیه شده می‌تواند آخرین وضعیت سفارشات، آخرین وضعیت موجودی انبارها، سفارشهای هر سازنده، سفارشهای از یک کشور، موجودی هر کالای خاص در انبار یا سفارشات، مقایسه هزینه تامین کالاها در پروژه‌های مختلف و …. را به تفکیک هر کالا، هر پروژه، هر میدان و …. ارائه نماید.
صدور الحاقیه مشخصات کالا و نرخها (Ammendment) : با توجه به اینکه برخی مشخصات کالاها در حین یا پس از سفارشگذاری کالا تغییر می‌نماید و این تغییرات بایستی در سامانه ثبت و فرمهای تغییر کار آن تهیه و تصویب گردد لذا هر تغییر و تعدیلی (شامل شرح کالا، تعداد، مشخصات، نرخ و…) با شماره ویرایش مربوطه در سامانه ثبت می‌شود تا در هنگام تسویه کالا یا GRS و MRS مشکلات و تناقضات به حداقل برسد و سوابق تعدیلات در سامانه قابل پیگیری باشد.
سامانه پیام کوتاه (SMS) : با توجه به اینکه تعداد زیادی از پروژه‌ها در مناطقی قرار می‌گیرند که دسترسی به اینترنت یا شبکه وجود ندارد یک سامانه پیامکی در آن تعبیه شده است که هر فردی (با شماره همراه مجاز) می‌تواند با تلفن هوشمند بارکد را قرائت نموده یا کد مربوط را با پیامک ارسال نماید و بر اساس کد ارسالی می‌توان ورود، خروجی و جابجایی در انبارها را در سرور مرکزی ثبت کرده و اطلاعات فنی با پیامک به کاربر ارسال می‌شود.
امکان استقرار در فضای اینترنت (Web Ready) : این سامانه به گونه‌ای طراحی شده است که هر کاربر سامانه می‌تواند با داشتن سطح دسترسی مجاز و دریافت رابط کاربر به سرور مرکزی متصل و کلیه فعالیت‌های انبارداری و پیگیری سفارشات مرتبط با پروژه را در سامانه ثبت کند. البته لازم به توضیح است که بدین منظور باید در سرور مرکزی تمهیدات لازم و ماژول مربوطه نصب و فعال گردیده باشد.
سطوح مختلف دسترسی (Users’ Access) : از آنجاییکه در مراحل مختلف سفارشگذاری تا ورود کالا به انبار بایستی ادارات مختلف سازمان به بخشهایی از اطلاعات دسترسی داشته یا امکان تغذیه به سامانه را داشته باشند، لذا می‌توان سطوح دسترسی‌ها زیادی در این سامانه تعریف نمود تا مانع از تداخل وظایف گردد و مسئولیت‌های سازمانی ادارات را مختل نکند. همچنین برای برخی کاربران می‌توان علیرغم اعطای دسترسی کامل به بخشهای مختلف ، از دسترسی آنان به اطلاعات مالی و مبالغ جلوگیری نمود
مزایای استفاده از سامانه مدیریت کالای پروژه و مدیریت بها
در کد گذاری کالاها با ساختار (CMEC) که یکسان سازی و انطباق عناوین کالاها را نیز طبق معیارهای استانداردهای بین المللی تحت پوشش خواهد داشت ، امکان بروز تناقض یا اشتباه در مشخصات فنی کالاها (که عموما در سفارشگذاری‌ها مشاهده می‌شود) به حداقل خواهد رسید . از دیگر سو از آنجاییکه تخصیص کد کالا توسط سامانه بصورت پرسش و پاسخ انجام میگیرد لذا علاوه بر یکدستی عناوین و یکسان بودن کدهای اقلام در پروژه‌های مختلف و به عبارتی ایجاد یک زبان مشترک در بیان مشخصات کالا، نیازمندی برای ثبت هر کالای جدید توسط افراد فوق متخصص یا کمیته کدگذاری کالا که در استفاده از کدینگ بسیار قدیمی و طراحی شده برای کاربردهایی متفاوت از کالای پروژه مانند MESC (طراحی شده۱۹۳۲ در کمپانی Shell) اجتناب‌ناپذیر است ، وجود نخواهد داشت .
با توجه به اینکه ترکیب و ترتیب کُدینگ به گونه‌ای طراحی شده است که یک کالا در تمامی پروژه‌ها و همه طرحها دارای مشخصات و کُد واحد خواهد بود لذا امکان استفاده از کالای مازاد پروژه‌ها، سوابق خرید، یکپارچه سازی خریدها و … فراهم خواهد بود و در مواقعی که بحران یا حادثه‌ای بوجود آید یا نیاز فوری به کالایی وجود داشته باشد می‌توان در کمترین زمان از آخرین وضعیت کالای مورد نیاز در تمامی واحدها و طرحها آگاه بود.
اختصاص یک کد واحد به کالای ساخته شده در هر پروژه می‌تواند کمک زیادی به ردیابی کالاها، تسویه کالای پروژه، کاهش حجم مکاتبات، جلوگیری از ورود کالای تقلبی و بدون شناسنامه به پروژه‌ها نماید.
امکان ساماندهی به انبار کالای مازاد پروژه‌ها را با هزینه‌ای اندک فراهم می‌نماید.
سفارش گذاری کالاها بر اساس موجودی انبار کالای مازاد صورت میگیرد و از انباشت سرمایه سازمان برای خرید کالای موجود در انبارها و سفارشات تکراری خواهد کاست.
امکان رزرو کالای موجود در انبارها را به صورت سیستماتیک فراهم می‌کند.
قدرت مانور سازمان را در شرایط بحرانی یا پروژه‌های حساس افزایش می‌دهد.
امکان اتخاذ استراتژی مناسب را برای مدیران ارشد سازمان فراهم می‌نماید تا مانع از فعالیت‌های جزیره‌ای در سازمان گردند.
امکان رصد و ردیابی کالای پروژه‌ها وجود دارد و این موضوع می‌تواند در کاهش زمان اتمام پروژه‌ها و به تبع آن هزینه‌ها موثر باشد.
مشکلاتی که در خصوص گواهینامه‌های موقت راه اندازی به دلیل کمبود مدارک وجود دارد به حداقل خواهد رسید.
به دلیل اینکه کلیه اطلاعات در سرور واحد قرار داده می‌شود امکان استفاده برای کاربران – بر اساس سطح دسترسی– فراهم خواهد بود و حجم مکاتبات را به شدت کاهش خواهد داد.
کلیه اطلاعات و مستندات پروژه را در یک بانک اطلاعاتی واحد گردآوری و دسته بندی می‌کند که به سادگی قابل دسترس افراد مجاز است و بسیاری مشکلات ناشی از پراکندگی یا نبود اسناد در زمان و جایگاه مناسب را از میان خواهد برد.
امکان بروزآوری و افزودن استانداردهای جدید و یا گردش کارهای خاص بنا به نیاز در سامانه به سادگی امکانپذیر است و این تغییرات را به سهولت می‌توان در اطلاعات ثبت شده در پروژه‌های مختلف به سهولت بروزآوری نمود. لذا استفاده از پیشنهادها اصلاحی در این خصوص همواره مورد استقبال خواهد بود.