اتوماسیون اداری اسنادایران بر بستر ابری
اسنادایران راهکار جامع آرشیو، مدیریت اسناد و ارجاع امن آنها برای همگان است. اسنادایران، یک سامانه اتوماسیون اداری و بایگانی اسناد است که در قالب یک وب سایت تخصصی بر روی سامانه ابری، جهت نگهداری اسناد و مدارک یا مستندات شما راه‌اندازی گردید است. این سامانه با ایجاد بستری امن، امکان اشتراک گذاری یا ارسال آنها را به کسانی که جهت تایید یا بررسی لازم می‌دانید فراهم کرده است.
دسترسی به هر سند فقط برای کاربرانی که از سوی مالک آن مجاز دانسته شده میسر بوده و هر کاربر باید برای اولین بار در ورود به سامانه، بسته به الزامات درخواستی مالک سند احراز هویت گردد. جهت اطمینان از اینکه مستندات بارگذاری شده قابل تغییر و یا حذف از هیچ طریقی حتی توسط گردانندگان سایت نخواهند بود، تمامی محتوای ثبت شده با استفاده از رمزگذاری و فن‌آوری زنجیره بلوکی کدگذاری شده و به هم پیوند می‌گردند.
اتوماسیون اداری فراسازمانی
به این معنی است که افراد متفاوتی در بیرون یا درون سازمان می‌توانند طرف ارجاع و گردش کار یک سند قرار گیرند و محوریت بر فرد خواهد بود و نه پست سازمانی. تنها کافی است مدرک خود را بارگذاری کنید که ممکن است یک قرارداد یا تصاویر سندی باشد که نیازمند بررسی یا تایید شخص دیگری است.
سپس یک لینک دائمی بطور خودکار برای آن ایجاد می‌شود. این آدرس همیشه ثابت بوده و مدرک همیشه از طریق آن قابل دسترسی خواهد بود. بعد از ثبت مدرک اگر لازم دانستید افراد مجاز به دسترسی را معرفی کنید. اشخاص متعددی را می‌توان با ثبت شماره همراه به عنوان تاییدکننده یا رویت‌کننده آن معرفی کرد.
برای تکمیل اشتراک گذاری یا ارجاع سند، باید لینک اختصاصی آن را برای افراد ارسال کنید. برای افرادی که قبلاً در سامانه ثبت‌نام کرده باشند پیام‌کوتاهی به طور خودکار ارسال می‌شود در غیر اینصورت می‌توانید لینک سند را از هر طریق برای وی بفرستید.
گیرنده فقط در اولین بار احراز هویت می‌شود اما پس از عضویت نیازی به تایید مجدد نخواهد داشت. سه سطح کاربری شامل تایید شماره موبایل ، بنام بودن آن و تایید آدرس و تلفن بسته به نیاز برای ثبت‌نام و احراز هویت بسته به نیاز قابل تعریف است.
گیرنده سپس مدرک را می‌بیند و در صورت نیاز تایید یا رد می‌کند.
او همچنین ممکن است بخواهد پیش از تایید، درباره سند از شما سوالاتی بپرسد و شما هم باید به وی پاسخ دهید و این فرآیند مکتوب باشد، لذا تمامی فرآیند پرسش و پاسخ در مورد سند در بخش مربوطه آن ثبت و مستند می‌گردد تا در آینده بتوان به آن رجوع کرد.
گیرنده همچنین می‌تواند، پیش از تایید یا رد سند همین فرآیند را برای شخص دیگری تکرار کند. یعنی سند را برای فرد دیگری ارسال و در صورت تایید وی آن را برای شما تایید نماید. پس از تکمیل فرآیند اقدام، برای شما پیام‌کوتاهی در خصوص تایید، رویت و یا پیغام ارسالی گیرنده درباره مدرک ارسال شده و این چرخه ادامه خواهد یافت.
جستجو رو انواع دسته‌بندی و تگ گذاری اسناد نیز در سیستم تعبیه شده و هر آنچه برای گردش کار بصورت دورکاری لازم است در سیستم دیده شده. علاوه بر اطلاعات عادی درباره سند، می‌توان مقادیر ارزشی و برآورد ریالی را نیز به اسناد تخصیص داد و از این طریق برای کنترل فرآیند بازبینی و تسویه تنخواه گردان مالی استفاده کرد.
کنترل امور مالی مرتبط با اسناد
تنها کافی است سندی که نیازمند پرداخت است با ثبت مبلغ و دسته‌بندی هزینه برای تایید کننده آن ارسال و پس از صدور مجوز نسبت به پرداخت آن اقدام نمود و یا از حساب تنخواه کسر نمود. همچنین نگهداری برخی اسناد و مدارک شخصی که ممکن است همیشه نیاز به دسترسی آن داشته باشید و اغلب جای امنی برای ثبت آنها یافت نمی‌شود و یا ممکن است پیدا کردن آنها با دشواری همراه شود از جمله کارهایی است که می‌توانید با اسنادایران انجام دهید.
ضمنا در اسنادایران امکان ثبت فایل با فرمت پی‌دی‌اف (PDF) نیز وجود دارد و تمامی صفحات آن بطور خودکار بصورت تصاویر غیرقابل اصلاح ذخیره می‌گردند. همچنین جهت تکمیل و ویرایش یک سند مرجع می‌توان لینک آن را نیز بطور مجزا بارگذاری و به سند فعلی متصل نمود.
پردازش تصاویر آرشیو با استفاده از OpenCV
از قابلیتهای منحصر به فرد سامانه اتوماسیون اداری اسنادایران استفاده از توابع پردازش تصویر OpenCV بر روی اسناد بارگذاری شده است. با استفاده از این توابع پردازش تصویر امکان شناسایی و جستجوی اشکال پیش فرض و تعریف شده از قبیل چهره یا اشکال هندسی قابل تعریف در تصاویر ممکن می‌باشد. همچنین قابلیت برش دهی خودکار بر روی تصاویر سندی که بصورت زاویه دار مثلا از روی سطح یک میز با موبایل تصویر برداری شده و تبدیل آن به سند برش خورده و پرسپکتیو شده قابلیتی است که تاکنون در هیچ نرم افزار اتوماسیون اداری یا آرشیو اسناد داخلی تعبیه نشده است.
جهت ثبت نام و ورود به سامانه اتوماسیون اداری اسنادایران به آدرس AsnadIran.com مراجعه نمایید. توجه داشته باشید که در صورت استفاده بصورت رایگان و شخصی اسناد بارگزاری شده داری نشان واترمارک خواهند بود لذا جهت استفاده شرکتی و سازمانی نیازمند خرید اشتراک و پرداخت وجه مربوطه خواهید بود که نیازمند تماس با شرکت می‌باشد.